Pour exercer leur activité correctement, les commerçants doivent s'assurer de la conformité de leur caisse enregistreuse, surtout si leur commerce se situe dans des villes dynamiques comme Bordeaux. Plusieurs critères sont à prendre en compte pour déterminer la conformité d'une caisse enregistreuse : la sécurisation et la sauvegarde des données, leur intégrité par un archivage figé et daté, et leur inaltérabilité. L’obtention de certaines certifications et attestations offre également une garantie supplémentaire de conformité.
Vérifier la conformité de sa caisse enregistreuse à Bordeaux, c'est s'assurer de la qualité de son équipement pour garantir la pérennité de son activité.
Les critères pour qu'une caisse enregistreuse soit conforme aux normes
Depuis la nouvelle loi des finances, un système de caisse doit respecter des obligations légales de certification pour être conforme.
Sécurisation et sauvegarde des données
La sécurisation des données est d'une importance capitale, tout comme l'archivage de ces dernières. En effet, les encaissements doivent être enregistrés et conservés pour le contrôle fiscal.
Intégrité des données via un archivage figé et daté
En cas de contrôle, les professionnels doivent fournir les données sauvegardées d'origine. L'archivage des données doit être réalisé de manière à garantir leur inaltérabilité. C'est pourquoi les logiciels de caisse doivent prévoir un archivage figé et daté pour s'assurer que les données ne puissent être modifiées.
Inaltérabilité : les données doivent être conservées sans modification
L'inaltérabilité des données est une obligation légale. Les systèmes de caisse doivent être suffisamment fiables pour éviter la fraude. Pour cela, le respect des obligations d'enregistrement et de conservation des données est obligatoire. De plus, la mise à jour régulière du logiciel de caisse est une obligation pour rester en conformité.
Certification NF525 pour garantir la conformité de la caisse
La certification NF525 pour une caisse enregistreuse est délivrée pour de garantir la conformité des appareils de caisse. Elle est obligatoire depuis le 1er janvier 2018 pour tous les logiciels de caisse enregistreuse en France. Elle vise à lutter contre la fraude à la TVA, estimée à 15 milliards d'euros par an en France.
La certification NF525 impose 4 critères essentiels aux logiciels de caisse enregistreuse :
Inaltérabilité des données fiscales enregistrées
Sécurisation des données fiscales
Conservation des données fiscales pendant au moins 6 mois
Impossibilité de modifier ou de supprimer les données d'encaissement
Les commerçants s'exposent à des sanctions sévères en cas d'exploitation d'une caisse non certifiée. Le non-respect de ces obligations peut entraîner des amendes de 7 500 euros par logiciel non conforme. L'utilisation d'une fausse attestation est quant à elle passible de 3 ans de prison et 45 000 euros d'amende.
Pour prouver la conformité de leur caisse enregistreuse, les commerçants doivent présenter une attestation de certification délivrée par un organisme agréé. Ils peuvent également s'auto-attester dans certains cas.
Attestation de conformité délivrée par le fournisseur ou l'éditeur du logiciel de caisse
Une attestation de conformité est nécessaire pour attester que la caisse utilisée par les commerçants et restaurateurs est aux normes. Il existe deux options pour obtenir une attestation de conformité pour le logiciel de caisse :
Attestation individuelle de l'éditeur du logiciel.
L'éditeur du logiciel de caisse peut auto-déclarer la conformité de son logiciel en fournissant une attestation sur l'honneur. Cette attestation a valeur de contrat et doit être conservée pour être présentée en cas de contrôle fiscal. L'éditeur doit avoir effectué un audit interne ou fait appel à un auditeur externe pour vérifier que le logiciel respecte les exigences de la certification NF525.
Certification par un organisme accrédité
Le logiciel peut être certifié par un organisme accrédité par le COFRAC (Comité français d'accréditation) ou tout autre organisme équivalent. À l'issue de l'évaluation et des tests, l'organisme délivre un certificat de conformité si le logiciel satisfait aux exigences.
Donc, le commerçant peut obtenir une attestation de conformité soit directement auprès de l'éditeur de son logiciel de caisse, soit en faisant certifier son logiciel par un organisme accrédité.
En cas de non-conformité, une solution pourrait être de payer le nouvel éditeur pour une mise à jour ou un changement de système.